不採用通知メールの例文集｜書類選考・面接後など状況別テンプレートと、炎上を防ぐマナー

不採用通知メール（お祈りメール）とは何かを整理し、まず押さえるべき書き方の結論

不採用通知メール（いわゆるお祈りメール）とは、選考の結果、今回は採用に至らなかったことを応募者へお伝えするメールです。

中小企業では、採用担当が営業や総務などを兼務していることも多く、メール作成に時間を割きにくいですよね。だからこそ大事なのは、毎回ゼロから悩まずに済む「型」を先に用意しておくことです。

この記事では、状況別のテンプレートをコピペで使える形でまとめつつ、炎上やトラブルを避けるための“安全なライン”もセットで解説します。

先に結論だけ、もう一度まとめます。
不採用通知は「短く・早く・理由は深掘りしない」が基本です。
この型に寄せるだけで、失礼になりにくく、余計なやり取りも増えにくくなります。

忙しいと後回しにしたくなりますが、連絡が早いこと自体が誠実さになります。ここはできる範囲で早めに返しておくのが安心です。

不採用通知メールが必要な理由を押さえつつ、サイレントお祈りのリスクを避ける

不採用候補者は将来のお客様・取引先になり得る、という前提を持つ

中小企業の採用は、地域の中で行われることが多いです。応募者が近隣住民であることもありますし、BtoCなら将来のお客様、BtoBでも紹介や取引に繋がる可能性があります。

今日不採用にした人が、明日のお客様になるかもしれません。
この前提に立つと、不採用連絡は「断るため」ではなく「関係を壊さずに終えるため」に送るメールになります。

採用は勝ち負けではなくマッチングです。文面でその空気を作れれば、相手の受け取り方もやわらぎやすくなります。

サイレントお祈りが炎上や低評価口コミにつながる流れを理解する

「不採用を伝えるのが気まずい」
「返信の手間が惜しい」
この気持ちは、かなり自然です。

ただ、連絡しない（サイレントお祈り）は、誤解と不満を生みやすく、結果としてリスクが高くなりがちです。応募者側では、こんな心理が起こりやすいです。

• いつまで待てばいいか分からない
• 不安が続く
• モヤモヤが不信感になる
• SNSや口コミに書きたくなる

連絡がない不安は、相手の中で勝手に膨らんでしまいます。中小企業は評判が売上に直結しやすいので、ここは丁寧に終えたほうが得になりやすいです。

不採用を伝えることは、相手の時間を解放し、ネガティブな感情を最小化するための大事な対応です。

不採用理由は詳しく伝えないが、納得感は作れるようにする

不採用理由をどこまで書くかは、採用担当が一番悩むポイントですよね。結論としては、不採用理由の詳細は基本的に開示しないほうが安全です。

ただ、何も添えないと機械的に見えやすいです。そこで「納得感」を作ります。

ポイントは1つです。
あなたの能力不足ではなく、今回はマッチングの問題だった、というニュアンスを入れます。

使いやすい言い回しは、次のようなものです。

• 慎重に選考を進めた結果、今回は見送らせていただくこととなりました
• 限られた採用枠の中で総合的に判断いたしました
• 今回は弊社の現状の事業フェーズにより近い方を選考いたしました

この方向に寄せると、相手を否定せず、深掘り質問も出にくくなります。

関連記事として、合否の納得感を社内側で作る方法（面接評価の仕組み化）もまとめています。面接官の判断がブレて困っている場合は、あわせて読むと運用が一段ラクになります。

不採用通知メールの作り方を手順で整理し、状況別の例文テンプレートを用意する

ここからは実務の型に落とします。やることはシンプルで、テンプレを「選ぶ→差し込む→確認→送る」だけです。

不採用通知メールでよくある間違いを先回りし、炎上を防ぐ注意点を押さえる

テンプレを増やしすぎて運用が止まる問題は、5種類に絞ると回ります

テンプレを増やしすぎると「どれを使うか」で迷って、送るのが遅れがちです。おすすめはテンプレを5種類に絞ることです。

• 書類選考
• 一次面接
• 最終面接
• 求人停止
• 辞退後

さらに差し込み欄は2つだけ（面接日時＋1分カスタム）にすると、運用が止まりにくいです。欲張るほど回らなくなるので、ここは割り切って大丈夫です。ここ、サボってええというより「削った方が勝ち」になりやすいです。

複数面接官で評価が割れたときは、集計ルールを決めると通知が遅れません

判断が割れると通知が遅れ、結果としてトラブルの芽が増えます。おすすめの集計ルールはこの順番です。

1. 最低条件（足切り）を満たさない場合は不採用を優先します
2. それ以外は平均点で判断します
3. 平均が近い場合は「根拠メモが具体的なほう」を優先します

根拠メモが薄い意見はブレやすいです。メモの濃いほうを優先すると、決定が早くなります。

なお、判断のブレを根本から減らしたい場合は、面接評価シートをA4・1枚で作っておくのが効果的です（評価軸の作り方や配点テンプレもまとめています）。

書きすぎて地雷を踏むより、短く安全に終えるほうが得です

丁寧にしようとして、理由を書きすぎるパターンが多いです。情報量は多いほど良いわけではありません。書きすぎるほど反論や追加質問が増えやすいです。

避けたい表現の例

• 能力が足りない
• 性格が合わない
• 若い人がほしい
• 家庭の事情がある人は難しい
• 見た目に関する言及

代わりに使うのは、総合的判断、慎重に協議、事業フェーズ、採用枠です。ここに寄せれば安全性が上がります。

不採用通知を効率化する運用ルールを作り、必要ならツールや外注も検討する

手作業でも回る最低限の運用ルールは、定時処理と10分ルールです

ツールがなくても回る、最低限の型はこれで十分です。

• 面接前にテンプレを共有フォルダで確認しておきます
• 面接後10分以内に下書きだけ作ります（送信は承認後でもOKです）
• 送信前にチェック7項目を見ます
• 送信ログを残します（日時／テンプレ種類／担当者）

面接後10分以内が一番大事です。ここを逃すと、他業務に飲まれて後回しになりやすいです。ここだけは守っておくと安心ですよ。

採用活動の上流を整えると、不採用連絡の負担も軽くなります

不採用通知は、どうしても発生します。ただ、求人票が曖昧だとミスマッチが増え、結果として不採用も辞退も増えやすいです。

もし「そもそも面接のズレが多い」「応募の質が合わない」と感じる場合は、求人票の作り方（仕事内容の具体化）も一度見直してみてください。上流が整うと、連絡のストレスも減りやすくなります。

ツールや外注は、件数が増えてからでも遅くありません

採用が増えてきたら、ATS（採用管理システム）などでテンプレ送信や履歴管理を楽にするのも手です。外注も選択肢になります。

ただ、最初から完璧な仕組みは不要です。まずはこの記事のテンプレ＋最低限の運用ルールで回して、件数が増えたタイミングでツールを検討する、で十分戦えます。

不採用通知メールの例文と書き方をまとめ、最低限の正解ラインを3つに絞る

最後に、最低限の正解ラインを3つに絞ります。

• 不採用通知は短く、結果は明確に書きます
• 書類は3営業日以内、面接後は3日以内（遅くとも1週間以内）に送ります
• 理由は深掘りしません。その代わり感謝や具体を1行だけ添えます

今日からは「テンプレを選ぶ→差し込み2か所→チェック→送信」でOKです。これだけでも、炎上やトラブルの確率はかなり下げられます。